Memilih sistem ERP yang tepat untuk bisnis Anda merupakan perkara yang serius. Ini akan menjadi investasi yang besar bagi bisnis Anda sehingga Anda perlu mempertimbangkannya secara matang sebelum mengambil keputusan.
Pengertian ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem perangkat lunak modular yang dirancang untuk mengintegrasikan area fungsional utama dari proses bisnis perusahaan ke dalam satu sistem yang terpadu.
ERP men-standardisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasikan proses bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, distribusi, dan departemen lainnya.
Pada tahun 1990, Gartner menciptakan istilah ERP untuk mendeskripsikan evolusi perencanaan kebutuhan material (MRP) dan perencanaan sumber daya manufaktur (MRP II) ketika fungsi keduanya berkembang dari manufaktur ke bagian-bagian lain dari perusahaan, biasanya keuangan dan SDM.
Sistem ERP berkembang pesat pada tahun 1990-an sebagai respons terhadap peristiwa Y2K dan pengenalan Euro. Sebagian besar perusahaan membutuhkan cara untuk meningkatkan efisiensi dalam bisnis mereka, dan ERP menyediakan cara yang hemat biaya untuk menggantikan sistem lama dengan paket standar yang dapat menyederhanakan berbagai proses bisnis yang kompleks.
Tingkatan ERP
Sistem ERP biasanya dikategorikan dalam tingkatan berdasarkan ukuran dan kompleksitas perusahaan yang dilayani. Berikut ini adalah beberapa tingkatan ERP pada umumnya:
- ERP Tier I
ERP Tier I mendukung perusahaan global yang besar dan menangani semua masalah internasionalisasi, termasuk mata uang, bahasa, alfabet, kode pos, aturan akuntansi, dan lain-lain.
- ERP Government Tier I
ERP Government Tier I adalah ERP yang mendukung agensi pemerintahan besar (sebagian besar federal). Vendor ERP yang berada di tingkatan ini mendukung akuntansi, SDM, dan pengadaan di pemerintahan.
- ERP Government Tier II
ERP Government Tier II adalah ERP yang berada pada tingkatan ini kebanyakan berfokus pada pemerintahan negara bagian dan lokal dengan beberapa instalasi federal.
- ERP Tier III
ERP tingkat ini mendukung perusahaan-perusahaan skala menengah. Sebagian besar menangani beberapa bahasa dan mata uang tetapi hanya satu alfabet.
- ERP Tier IV
Tingkat IV ERP dirancang untuk bisnis kecil. Sistem ERP yang dirancang untuk usaha mikro biasanya hanya fokus pada akuntansi dan sering tidak dianggap sebagai sistem ERP lengkap oleh para profesional TI.
Mengapa Banyak Perusahaan Memilih ERP
Anda mungkin bertanya-tanya mengapa banyak perusahaan memilih untuk berinvestasi pada sistem ERP. Berikut ini adalah beberapa alasan umum mengapa mereka menggunakan ERP.
- Untuk mengintegrasikan informasi keuangan
Tanpa sistem yang terintegrasi, masing-masing departemen, seperti keuangan, penjualan, dan sebagainya, harus bergantung pada sistem yang terpisah. Ini mengharuskan perusahaan untuk mengeluarkan biaya yang berbeda untuk masing-masing sistem. Karyawan juga harus menghabiskan waktu untuk merekonsiliasi data keuangan ketimbang memikirkan cara untuk meningkatkan perusahaan.
- Untuk mengelola pesanan dan persediaan
Dengan sistem ERP, perusahaan dapat mengelola pesanan, produksi, persediaan, dan distribusi. ?Karena seluruh proses tersebut dikelola melalui satu sistem, maka keterlambatan dapat dihindari, persediaan selalu dalam tingkat yang mencukupi, dan permintaan pelanggan selalu terpenuhi dengan baik.
- Untuk mengelola dan menganalisis pelanggan
Kebanyakan sistem ERP menyediakan modul CRM untuk melacak semua interaksi pelanggan dan memberikan informasi terkait pesanan, pengiriman, pengembalian, permintaan layanan, dan lain-lain. ERP juga memungkinkan pengecer mendapatkan wawasan tentang perilaku dan kebutuhan pelanggan.
- Untuk men-standardisasi dan mempercepat produksi
Perusahaan manufaktur, terutama yang memiliki keinginan untuk merger dan akuisisi, sering menemukan bahwa beberapa unit bisnis membuat?widget serupa menggunakan metode dan sistem komputer yang berbeda. Sistem ERP dapat men-standardisasi dan mengotomatisasi proses produksi. Standardisasi ini menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi biaya.
- Untuk mengelola HR
Banyak perusahaan, terutama yang memiliki banyak unit bisnis, kesulitan untuk mengelola kebutuhan karyawan, mendistribusikan gaji dan insentif, atau untuk melacak jam kerja mereka.
Sistem ERP, memungkinkan perusahaan untuk menyimpan informasi detail karyawan, mengatur gaji, memantau kehadiran, melacak pengeluaran, mengelola permintaan cuti, memberikan penilaian, mengelola pajak, dan masih banyak lagi.
Karyawan juga dapat diberikan hak akses untuk mengajukan cuti, meminta pengembalian dana, melihat slip gaji, memasukkan jam kerja, melihat informasi tentang karyawan lain, dan lain-lain.
- Untuk menangani pengadaan
Tanpa bantuan sistem terintegrasi, perusahaan akan kesulitan mengelola pembelian barang dan berkomunikasi dengan pemasok. Sistem ERP mengizinkan perusahaan untuk?mengotomatiskan pembelian, mengontrol biaya yang dikeluarkan untuk pembelian barang, mempercepat pemesanan barang ke pemasok, dan lain-lain.
- Untuk membuat berbagai laporan
Membuat laporan adalah tugas yang memakan banyak waktu. Namun dengan sistem ERP, laporan keuangan, pajak, penjualan, dan lain-lain dapat dihasilkan hanya dalam hitungan detik. Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan lengkap yang akurat yang dapat membantu pemangku kepentingan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
Implementasi ERP
Saat ini, ada tiga jenis pengembangan ERP yang diimplementasikan oleh banyak perusahaan, yaitu on-premise (konvensional), cloud, dan hybrid.
- On-Premise ERP
Implementasi on-premise ERP mengharuskan perusahaan untuk memiliki perangkat keras seperti server mereka sendiri sehingga membutuhkan pemeliharaan dan biaya yang lebih banyak. Inilah mengapa ERP konvensional lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar.
- Cloud ERP
ERP berbasis cloud tidak mengharuskan perusahaan untuk memiliki infrastruktur yang dibutuhkan untuk menyimpan data mereka, karena semuanya disimpan dalam cloud. Implementasi ERP ini membutuhkan biaya, waktu, dan tenaga yang lebih sedikit dibandingkan dengan ERP tradisional sehingga lebih banyak digunakan oleh usaha kecil dan menengah.
- Hybrid ERP
Hybrid ERP memungkinkan perusahaan untuk menjalankan perangkat lunak ERP mereka di bawah kendali mereka sendiri dengan menggunakan server sekaligus menyimpan sebagian data mereka di cloud.