1. Invoice/Credit Memo Entry

Hampir semua tagihan dan kredit memo dari pelanggan mencapai accounts receivable melalui integrasi dengan Sales Order Management. Pada kasus-kasus yang terkecuali, jika tidak ada referensi ke sales order, tagihan dan kredit memo tetap dapat dimasukkan menggunakan enjoy transaction. Layar pengentrian enjoy transaction dibagi menjadi beberapa area, yaitu:

  • Work templates

Di sini, kita dapat memilih variasi layar, account assignment template, atau held document sebagai referensi.

  • Header and customer data

Header dokumen dan data customer line item dimasukkan di sini.

  • G/L account items

Line item G/L untuk dokumen dimasukkan di sini.

  • Information area

Saldo dokumen dan informasi mengenai pelanggan ditampilkan di sini. Information area juga berisi link ke master data dan open item.

Transaksi ini juga dapat digunakan untuk membuat dokumen dengan mata uang asing. Jumlah mata uang asing diterjemahkan ke dalam mata uang lokal menggunakan kurs pertukaran mata uang yang telah ditentukan.

 

  1. Incoming Payments

Incoming payment (pembayaran masuk) dapat dilakukan dengan beberapa cara di perusahaan-perusahaan yang berbeda. Beberapa hal yang penting mengenai incoming payment adalah sebagai berikut:

  1. Item akan dibersihkan jika pelanggan melakukan pembayaran open item sesuai dengan jumlahnya atau sesuai dengan diskon yang telah disetujui.
  2. Jika selisih pembayaran yang kecil muncul, selisih pembayaran tersebut dapat dihilangkan secara otomatis. Jumlah maksimum untuk selisih pembayaran yang kecil untuk dihilangkan dapat ditentukan di pengaturan toleransi.
  3. Jika selisih pembayaran di luar batas toleransi, maka hal ini harus diurus secara manual. Ada dua   metode   posting   terhadap   selisih pembayaran di luar batas toleransi tersebut, yaitu:
  • Partial payment: item yang dibayar sebagian tersebut tidak dibersihkan. Sebuah open item yang baru dengan jumlah yang dibayar dibuat di sisi kredit. Entri kredit ini muncul di atas open item yang telah dibayar dan menunjukkan bahwa open item hanya dibayar sebagian.
  • Residual item:  open  invoice  dibersihkan  dan open item baru (residual item) dengan jumlah sebesar selisih pembayaran dibuat.

 

  1. Dunning Functions

Sistem SAP menyediakan alat yang secara otomatis menganalisis semua open item dan menagih semua open item yang telah jatuh tempo. Sistem menentukan dunning level (tingkat tagihan) berdasarkan jumlah hari sejak open item tersebut jatuh tempo. Tingkat tagihan menentukan biaya tagihan mana yang akan digunakan dan juga teks tagihan mana yang akan dipilih. Dunning history menyimpan data mengenai peringatan tagihan mana saja yang telah dikeluarkan.

Kita dapat menjalankan automatic dunning (tagihan otomatis) untuk satu akun dan menghasilkan peringatan tagihan individual, atau kita juga dapat menjalankan dunning program untuk membuat tagihan secara otomatis ke sejumlah akun yang dipilih.

Dunning dikontrol oleh suatu dunning procedure (prosedur tagihan). Prosedur tagihan harus ada di setiap akun pelanggan atau vendor yang ingin dimasukkan ke dalam automatic dunning. Sedangkan, prosedur tagihan yang berlaku untuk one-time customer dimasukkan ke dalam one-time account. Kita dapat menentukan sebanyak mungkin prosedur tagihan yang berbeda. Sistem SAP menyediakan beberapa standar untuk prosedur tagihan yang dapat digunakan sebagai template untuk prosedur tambahan. Kita dapat menentukan bagaimana dunning run akan dijalankan dengan memasukkan parameter di dalam dunning program. Kita dapat menggunakan parameter dari dunning run yang sudah ada sebagai template dan mengubah tanggalnya agar memenuhi persyaratan. Biasanya, parameter berupa company code dan akun yang ingin dimasukkan ke dalam dunning run.

 

  1. Dunning Run

Selama dunning run, akun-akun dipilih dan dicek untuk item yang telah jatuh tempo. Sistem kemudian mengecek apakah peringatan tagihan harus dikirim dan memilih tingkat tagihan yang sesuai. Semua data tagihan disimpan di dalam dunning proposal.

Dunning proposal dapat diedit, dihapus, dan dibuat ulang sesering yang kita inginkan hingga bagian akuntansi puas dengan hasilnya.

Dunning proposal bukanlah langkah yang wajib, oleh sebab itu, dunning proposal dapat dihilangkan. Jika dunn print with scheduling tidak dipilih, sistem tidak akan membuat proposal. Bahkan, sistem akan langsung mencetak peringatan tagihan ketika program tersebut dijalankan.

Langkah terakhir adalah sistem mencetak peringatan tagihan dan melakukan update data tagihan di master record dan dokumen, termasuk tanggal tagihan dan tingkat tagihannya.

 

  1. Correspondence

Correspondence yang terkait dengan bisnis sehari-hari harus di-request terlebih dahulu sebelum dapat dicetak. Permintaan korespondensi dapat dilakukan dengan:

  1. Otomatis, ketika transaksi khusus seperti bill of exchange charges statement (laporan biaya pertukaran) atau payment notice (peringatan pembayaran) di-post
  2. Manual, dilakukan oleh bagian akuntansi
  3. Menggunakan program request yang menghasilkan permintaan korespondensi dalam jumlah yang besar secara bersamaan (seperti periodic account statement, internal document, standard letter)

Korespondensi yang di-request  disimpan di dalam tabel  permintaan korespondensi  dan dapat  dicetak melalui program tertentu.

 

  1. Accounts Receivable Information System

Accounts Receivable Information System memungkinkan kita untuk menjalankan analisis cepat dari data akuntansi yang penting, seperti:

  1. Due date breakdown (rincian tanggal jatuh tempo)
  2. Customer payment history (sejarah pembayaran dari pelanggan)
  3. Currency risk for customers abroad (resiko mata uang untuk pelanggan luar negeri)
  4. Overdue items (item yang telah jatuh tempo)
  5. Jumlah hari yang digunakan oleh pelanggan untuk membayar tagihan
  6. Customer cash discount history (sejarah diskon pelanggan)