- Invoice/Credit Memo Entry
Kita dapat dengan mudah membuat sebuah vendor invoice atau credit memo dengan menggunakan transaksi satu layar. Tipe tagihan yang dimasukkan secara langsung di dalam accounts payable ini merupakan miscellaneous invoice, tanpa referensi ke purchase order. Layar pengentrian accounts payable dibagi menjadi beberapa area, yaitu:
- Work templates
Di sini, kita dapat memilih variasi layar, account assignment template, atau held document sebagai referensi.
- Header and vendor data
Data untuk header dokumen dan vendor line item dimasukkan di sini.
- G/L account items
G/L line item untuk dokumen dimasukkan di sini.
- Information area
Saldo dokumen dan informasi mengenai vendor ditampilkan di sini.
Transaksi ini juga dapat digunakan untuk membuat dokumen dengan mata uang asing. Jumlah mata uang asing diterjemahkan ke dalam mata uang lokal dengan menggunakan kurs pertukaran mata uang yang telah ditentukan.
Kita dapat melakukan posting biaya dan pendapatan di dalam controlling sebagai real posting maupun statistical posting:
- Kita dapat menyelesaikan real posting dengan objek controlling lainnya
- Statistical posting hanya digunakan untuk tujuan informasi
Objek account assignment sendiri dapat berupa objek real maupun statistical. Sebagai contoh, internal order didefinisikan sebagai objek real atau statistical ketika dibuat. Sebuah real order hanya dapat dijalankan dengan real posting, dan statistical order hanya dapat dijalankan dengan statistical posting. Namun, cost center merupakan pengecualian untuk hal ini. Cost center selalu didefinisikan sebagai objek real, namun kita dapat membuat real atau statistical posting ke dalam mereka.
- The Recurring Entry Program
Kita dapat menggunakan recurring entry program untuk melakukan posting yang dilakukan secara berulang pada jangka waktu yang tetap, seperti pembayaran uang sewa dan pembayaran pajak properti. Dengan program ini, dokumen yang diperlukan akan dihasilkan secara otomatis.
Transaksi bisnis yang berulang harus disimpan di dalam sistem sebagai dokumen asli untuk entri berulang agar hal ini dapat dilakukan. Setiap dokumen asli untuk entri berulang berisi tanggal posting pertama dan terakhir, frekuensi di mana posting harus dilakukan, dan tanggal untuk perencanaan posting yang akan datang.
Recurring entry program harus dimulai pada jangka waktu yang tetap di dalam periode yang telah ditentukan. Program tersebut memilih semua dokumen asli untuk entri berulang yang tanggal posting-nya telah jatuh tempo, lalu kemudian menjalankan sesi batch input.
Ketika sesi batch input dijalankan, dokumen akuntansi yang sesuai dengan dokumen aslinya di-posting, dan tanggal untuk posting selanjutnya di-update di dalam dokumen asli untuk entri berulang.
- Elements of the Payment Transaction
Transaksi pembayaran dapat dilakukan secara manual maupun otomatis menggunakan program pembayaran. Semua transaksi pembayaran berisi beberapa elemen, yaitu:
- Memilih metode pembayaran dan bank yang akan digunakan
- Memilih item untuk pembayaran
- Menghitung jumlah pembayaran
- Melakukan posting dokumen pembayaran
- Mencetak media pembayaran
- Automatic Payment Program Parameters
Program pembayaran dikembangkan untuk transaksi pembayaran internasional antara vendor dan customer. Program ini dapat digunakan untuk incoming payment (pembayaran masuk) atau outgoing payment (pembayaran keluar). Bagaimanapun juga, program ini lebih banyak digunakan untuk pembayaran keluar.
Pembayaran otomatis terdiri dari beberapa langkah, yaitu: Langkah pertama adalah mengelola parameter. Kita menggunakan parameter untuk mendefinisikan akun dan item mana yang perlu dimasukkan ke dalam program pembayaran di dalam automatic payment run. Langkah kedua adalah proposal run. Selama proposal run berjalan, sistem melakukan beberapa hal, yaitu:
- Mengecek akun dan dokumen yang ditetapkan di dalam parameter untuk item yang jatuh tempo
- Mengelompokkan item yang jatuh tempo dan harus dibayar
- Metode pembayaran, house bank, dan partner bank yang relevan
Langakah ketiga yaitu proposal pembayaran. Langkah ini dapat dihilangkan, namun kita sangat disarankan untuk mengecek bahwa data telah akurat sebelum menjalankan program pembayaran.
Langkah keempat adalah menjalankan pembayaran. Selama payment run, sistem melakukan beberapa hal, yaitu:
- Melakukan posting dokumen pembayaran
- Mengosongkan open item
- Menyiapkan data yang diperlukan untuk pencetakan media pembayaran
Langkah terakhir adalah pencetakan media pembayaran, contoh dari media pembayaran dapat berupa cek.