- Plant
Objek pusat dari suatu organisasi mengenai logistik adalah plant. Sebuah plant merupakan area atau cabang operasi di dalam perusahaan. Plant dapat berupa gudang pengiriman pusat, kantol penjualan daerah, fasilitas pabrik, kantor pusat perusahaan, atau pabrik maintenance. Plant harus di-assign ke satu company code. Bagaimanapun juga, satu atau lebih plant dapat di-assign ke company code yang sama.
- Purchasing Organization
Pembelian bahan baku untuk plant dilakukan oleh purchasing organization. Purchasing organization merupakan elemen organisasi yang melakukan negosiasi kondisi pembelian dengan vendor untuk satu atau lebih plant.
- Purchasing Data
Agar proses pembelian digunakan di dalam Materials Management untuk vendor, vendor master record harus memiliki bagian ketiga, yaitu purchasing data. Purchasing data bersifat spesifik pada satu purchasing organization, sama seperti data company code dari master record yang bersifat spesifik pada satu company code. Sama seperti fakta bahwa dimungkinkan untuk memiliki beberapa segmen company code untuk vendor master record, dimungkinkan juga untuk memiliki beberapa segmen purchasing data untuk vendor master record. Setiap segmen purchasing data menyajikan data yang spesifik untuk satu purchasing organization.
- Procurement Cycle
Berikut ini adalah proses-proses di dalam procurement cycle:
- Demand determination
Departemen yang bertanggung jawab dapat mencatat kebutuhan material secara manual melalui purchase order ke bagian pembelian.
- Determining the source of supply
Tanggung jawab pembeli didukung oleh sistem di dalam menentukan source of supply (supplier yang menyediakan material yang dibutuhkan). Salah satu kemungkinan untuk menentukan source of supply adalah membuat query dan lalu memasukkan quotation. Lebih lanjut, kita dapat mengakses purchase order dan kondisi yang telah ada di dalam sistem.
- Supplier selection
Membandingkan harga dari quotation yang berbeda membuat pemilihan supplier menjadi lebih mudah. Surat penolakan dapat dikirim secara otomatis.
- Purchase order handling
Ketika membuat purchase order, sistem menyediakan proses pengentrian.
- Purchase order monitoring
Pembeli dapat mengawasi status pemrosesan dari purchase order di dalam sistem. Sebagai contoh, dia dapat menentukan apakah barang atau tagihan telah diterima untuk purchase order yang bersangkutan.
- Goods receipt
Sistem mengecek jumlah barang yang diterima, apakah sesuai dengan kuantitas pemesanan.
- Invoice verification
Tagihan dari vendor dicek untuk melihat apakah akuntansi dan isinya telah benar.
- Payment processing