Ketika terjadi transaksi Payment, user akan melakukan input dokumen. Ketika user memasukkan dokumen, sistem akan memeriksa apakah entri yang diinput sudah sesuai dengan penetapan minimum akun yang diinput, misalnya tanggal dokumen, tanggal pengiriman, jenis dokumen, posting key, nomor rekening, dan jumlah tagihan. Jika user memasukkan info yang tidak sesuai, sistem akan mengeluarkan error message. Hal ini mencegah terjadi entri yang tidak benar, tidak konsisten, dan tidak lengkap. Posting dokumen akan berhasil ketika debit dan kredit sudah seimbang atau sama dengan nol dan informasi yang lainnya sudah sesuai dengan dokumen-dokumen sebelumnya yang sudah terekan dalam sistem. Kemudian saldo akun akan ter-update.
Travel Management & Expense Reimbursment
SAP R/3 Travel Management memberikan kemudahan dalam mengakomodasi proses bisnis yang berkaitan dengan perjalanan bisnis.? Fitur yang disediakan diantaranya:
- Plan trips
- Book travel service (penerbangan, hotel, penyewaan mobil) melalui sistem distribusi global (saat ini AMADEUS)
- Approval perjalanan melalui SAP Business Workflow
- Record trip data
- Menentukan dan menilai jumlah penggantian biaya perjalanan sesuai dengan peraturan dan kebijakan perusahaan
- Akun untuk biaya perjalanan untuk beberapa ketentuan
Data yang dimasukkan dalam SAP R/3 Travel Management dapat digunakan dalam proses bisnis lainnya. Diantaranya :
- Menggunakan data untuk mengirim informasi biaya perjalanan ke SAP R/3 Financial Accounting dan menyelesaikannya pada SAP R/3 Controlling sesuai prinsip sebab-akibat (sebab transaksi yang satu menyebabkan transaksi yang lainnya)
- Profit dari data dalam SAP R/3 Payroll Accounting ketika menghitung pajak pada biaya perjalanan
- Menggunakan data laporan perjalanan sebagai dasar melakukan negosiasi dengan penyedia layanan perjalanan