Anda telah mempelajari pengertian sistem ERP, manfaatnya bagi bisnis Anda, dan modul-modul yang ada di dalamnya. Pada bab ini, kami akan membantu Anda memilih sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Sebelum menjatuhkan pilihan Anda pada satu atau beberapa vendor ERP. Anda harus terlebih dahulu memahami apa yang dibutuhkan oleh organisasi Anda sehingga Anda dapat menyortir dengan baik fitur dan modul mana yang benar-benar dibutuhkan organisasi, yang mana yang tidak krusial namun bisa bermanfaat untuk bisnis Anda, dan yang mana yang tidak dibutuhkan. Berikut ini adalah beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam?requirement gathering.
1. Tentukan Kebutuhan Organisasi Anda
Anda tidak dapat menentukan kebutuhan organisasi Anda seorang diri, sekalipun Anda adalah pemilik bisnis atau pengambil keputusan. Ada beberapa hal yang harus Anda analisis dan Anda juga harus melibatkan pemangku kepentingan lain, karyawan, dan bahkan klien Anda.
Anda mungkin memerlukan sistem ERP untuk mengintegrasikan beberapa proses dalam bisnis Anda?dan membuat semuanya menjadi lebih efisien. Atau Anda mungkin membutuhkan sistem ERP yang dapat memenuhi kebutuhan organisasi yang mendesak, namun skalanya dapat dikembangkan ketika Anda memerlukan lebih banyak modul.
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang harus Anda cari jawabannya sebelum Anda memutuskan untuk mengimplementasi sistem ERP di organisasi Anda.
2. Apa saja tantangan yang dihadapi oleh bisnis saya?
Pertama-tama, Anda harus mencari tahu tantangan apa saja yang organisasi Anda hadapi. Analisis kondisi bisnis Anda saat ini dengan melihat KPI dari setiap departemen dan membandingkan objektif organisasi dengan hasil yang dicapai.
Cari tahu proses bisnis apa saja yang paling memakan banyak waktu dan biaya, tetapi harus diselesaikan dengan cepat. Misalnya, jika Anda adalah seorang retailer, Anda mungkin memiliki kendala dalam?mengelola stok barang, mengatur anggaran pembelanjaan barang, memproses pembayaran pelanggan, atau melacak pengiriman pesanan pelanggan.
Contoh lain, misalnya Anda menjalankan bisnis konstruksi. Anda mungkin kesulitan mengelola jadwal proyek, mengatur anggaran untuk proyek, memonitor kinerja karyawan, mengelola gaji mereka, atau menyimpan kontrak dengan klien.
Setelah Anda mencatat kebutuhan organisasi secara general, selanjutnya lakukan identifikasi pain points bisnis Anda secara lebih detail. Ini akan membantu menentukan apakah Anda membutuhkan kustomisasi atau menambahkan fitur-fitur baru dalam sistem ERP Anda.
3. Solusi seperti apa yang bisnis saya butuhkan?
Anda mungkin masih sulit membayangkan seperti apa kira-kira solusi yang dibutuhkan organisasi. Tetapi, Anda bisa merangkum harapan Anda dari sistem ERP yang akan Anda implementasikan.
Misalnya, saat ini Anda kesulitan memahami kebutuhan pelanggan Anda. Maka, Anda mungkin membutuhkan sistem yang memiliki alat pelaporan yang lengkap dan akurat yang memungkinkan Anda untuk menganalisis perilaku konsumen atau memprediksi permintaan mereka di masa depan.
Contoh lain, misalnya Anda memiliki bisnis manufaktur dan Anda memiliki beberapa pabrik yang terletak di lokasi yang berbeda. Anda kesulitan menangani pengiriman logistik dari satu pabrik ke pabrik Anda yang lain. Jadi, Anda mungkin membutuhkan sistem ERP yang menyediakan?solusi untuk pengelolaan beberapa gudang.
4. Siapa saja yang akan mendapatkan manfaat dari sistem ERP?
Ketika mengumpulkan kebutuhan bisnis Anda, Anda harus bersikap objektif dan mengedepankan kepentingan seluruh tim Anda.
Bicaralah dengan karyawan Anda untuk?mengidentifikasi bagaimana sistem ERP dapat membantu mendorong efisiensi di departemen mereka. Tanyakan mereka tentang kendala yang mereka hadapi dan temukan proses-proses manual yang menyita waktu dan menghambat pencapaian objektif mereka.
5. Apakah kebutuhan saya sesuai dengan anggaran yang saya miliki?
Setelah Anda mengumpulkan dan mencatat kebutuhan akan sistem ERP Anda, selanjutnya Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki anggaran yang cukup untuk mengimplementasikan sistem ERP yang sesuai dengan kebutuhan Anda yang spesifik.
Perlu diketahui bahwa semakin banyak kustomisasi atau penyesuaian yang Anda butuhkan dalam sistem ERP, maka semakin tinggi biaya investasi yang harus Anda keluarkan. Jadi, pastikan Anda memilih modul-modul yang akan benar-benar memberikan manfaat bagi pengembangan bisnis Anda.
6. Implementasi ERP Mana yang Organisasi Anda Butuhkan?
Di bab pertama, Anda telah mengetahui jenis-jenis implementasi ERP yang saat ini tersedia. Sekarang saatnya Anda menentukan implementasi mana yang akan lebih efektif untuk bisnis Anda.
Jika Anda ingin mengelola sistem ERP Anda sendiri dengan melibatkan karyawan IT Anda untuk mengelola server-nya, maka on-premise ERP mungkin bisa menjadi pilihan yang tepat. Akan tetapi, implementasi ERP jenis ini biasanya membutuhkan biaya yang tinggi dan waktu implementasi yang lebih lama.
Jika Anda menginginkan waktu implementasi yang lebih cepat dan biaya investasi yang lebih terjangkau, maka cloud ERP adalah pilihan yang tepat. Dengan penyebaran ERP jenis ini, Anda tidak membutuhkan server sendiri, karena seluruh data Anda disimpan di cloud dan dikelola oleh vendor.
Atau, jika organisasi Anda membutuhkan kombinasi sistem ERP berbasis cloud dan di server, maka Anda bisa memilih hybrid ERP sebagai alternatif. Apa pun jenis implementasi ERP yang Anda pilih, semuanya harus berdasarkan kepentingan organisasi dan sesuai dengan anggaran Anda.