Dokumen yang paling umum digunakan mendukung proses pengiriman adalah dokumen Outbound Delivery. Dalam perannya sebagai objek sentral dari proses goods issue, outbound delivery mendukung semua aktivitas pengiriman, termasuk pengambilan, pengepakan, transportasi, dan goods issue.
Selama proses pengiriman keluar, informasi perencanaan pengiriman dicatat, status kegiatan pengiriman dipantau, dan data akumulasi selama proses pengiriman didokumentasikan. Saat outbound delivery dibuat, aktivitas pengiriman, seperti penjadwalan pengambilan atau pengiriman, mulai dilakukan, dan data yang dihasilkan selama pemrosesan pengiriman disertakan dalam pengiriman.
Outbound delivery dapat dibuat sebagai berikut:
- Dengan mengacu pada pesanan penjualan
- Dengan mengacu pada pesanan transportasi stok
- Dengan mengacu pada pesanan subkontrak
- Dengan mengacu pada sebuah proyek
- Tanpa referensi apapun
Bergantung pada kebutuhan, user dapat membuat outbound delivery secara otomatis atau secara manual. User dapat membuat perjanjian dengan pelanggan untuk pengiriman lengkap dan parsial dan untuk kombinasi pesanan. Outbound delivery bisa digabungkan untuk masuk kedalam satu kelompok pengiriman.
Proses picking adalah kegiatan pengambilan barang dari gudang atau lokasi penyimpanan dan dipindahkan ke area tempat barang akan disiapkan untuk pengiriman.
Pengaturan pada sistem akan memungkinkan picking dilakukan:
- Secara otomatis (selama pembuatan outbound delivery)
- Secara rutin (pada waktu-waktu tertentu)
- Secara manual (melalui permintaan karyawan)
Status picking dicatat di setiap item pengiriman untuk keperluan penjadwalan dan pemantauan. Status ini menunjukkan di mana item tersebut dalam prosedur picking. Dalam pengaturan standar sistem, itu adalah prasyarat untuk goods issue yang akan diposting sebelum barang dianggap relevan untuk di picking. Oleh karena itu, jumlah pengiriman harus sama dengan jumlah picking dalam outbound delivery.
Sistem Warehouse Management (WM) terintegrasi penuh dalam Logistik Execution System (LES). Misalnya, Anda dapat membuat WM transfer order langsung dari outbod delivery. Status saat ini dari proses WM juga dapat dipantau dari pengiriman atau dari sales order.
Outbound delivery adalah dasar dari goods issue posting. Data yang dibutuhkan untuk goods issue posting disalin dari outbound delivery ke dokumen goods issue, yang tidak dapat diubah secara manual. Setiap perubahan harus dilakukan di outbound delivery itu sendiri. Setelah goods issue diposting untuk outbound delivery, ruang lingkup untuk mengubah dokumen pengiriman menjadi sangat terbatas. Ini mencegah perbedaan antara dokumen goods issue dan outbound delivery. Dengan demikian, user dapat yakin bahwa dokumen goods issue merupakan cerminan akurat dari outbound delivery.
Ketika user memposting goods issue untuk outbound delivery, fungsi berikut dilakukan:
- Persediaan bahan di gudang dikurangi dengan jumlah pengiriman
- Perubahan nilai dibukukan ke akun neraca dalam persediaan akuntansi
- Persyaratan dikurangi dengan jumlah pengiriman
- Status nomor seri diperbarui
- Posting goods issue secara otomatis dicatat dalam aliran dokumen
- Penentuan stok dilakukan untuk stok konsinyasi vendor
- Daftar kerja untuk bukti pengiriman dibuat
User dapat memposting goods issue dengan cara berikut:
- Secara otomatis (selama pembuatan outbound delivery)
- Secara rutin (pada waktu-waktu tertentu)
Secara manual (melalui permintaan karyawan)