Secara harafiah, pengertian sales order adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak penjual barang saat menerima purchase order dari pihak pembeli barang. Dokumen sales order berisi keterangan mengenai barang atau jasa yang dijual, harga, dan jumlah barang yang dibeli.
Ada juga sales order yang turut mencantumkan data pembeli barang. Seperti alamat pengiriman, alamat penagihan, metode pembayaran, dan syarat dan ketentuan. Secara umum, transaksi jual beli lintas perusahaan melewati langkah-langkah berikut ini:
- Penjual mengirimkan surat penawaran (quotation) pada pembeli
- Jika penawaran cocok, pembeli mengirimkan purchase order pada penjual
- Penjual membuat sales order berdasarkan purchase order dari pembeli
- Ada kemungkinan pembeli ingin melihat isi sales order tersebut, namun hal ini jarang terjadi
- Setelah barang dikirimkan, penjual menerbitkan invoice sesuai dengan sales order tersebut
Banyak perusahaan yang salah kaprah menyamakan sales order dengan purchase order. Padahal kedua dokumen ini memiliki fungsi yang berbeda. Purchase order adalah dokumen yang digunakan pada saat pemesanan barang. Sedangkan sales order adalah dokumen yang digunakan untuk mengonfirmasi penjualan.
Kesalahan penggunaan kedua dokumen di atas bisa mengakibatkan keruwetan dalam jangka panjang. Utamanya di departemen purchasing dan keuangan. Salah kaprah antara sales order dan purchase order bisa berujung pada tidak balance-nya perhitungan keuangan perusahaan.
Untuk itulah banyak perusahaan yang mengotomatiskan pembuatan sales order dengan bantuan software. Tujuan utamanya yakni untuk menghindarkan human error. Namun ada beberapa benefit lainnya yang bisa dipetik, berikut beberapa di antaranya:
- Menghemat waktu
Tak bisa dipungkiri bahwa pengurusan dokumen adalah pekerjaan yang paling menyita waktu. Mengambil data dari purchase order untuk membuat sales order butuh ketelitian tinggi agar kesalahan input angka atau data bisa dihindari. Dengan bantuan sistem, seperti misalnya software manajemen sales, maka human error akan benar-benar terhindarkan. Pembuatan dokumen yang dilakukan sistem bukan hanya meningkatkan keakuratan data, namun juga menghemat waktu yang dibutuhkan untuk membuat dokumen tersebut.
- Meningkatkan layanan pelanggan
Pencatatan data penjualan secara manual tak hanya berimbas pada bagian purchasing dan keuangan. Bagian layanan pelanggan pun sudah pasti tak mampu menunjukkan performa terbaiknya saat melayani pembeli.
Bayangkan seperti apa repotnya mencari data pembelian dari ratusan atau ribuan lembar dokumen sales order, sementara pelanggan sudah tak sabar menunggu di ujung telepon.
Software manajemen sales bisa membantu tim CS bekerja lebih baik. Cukup dengan beberapa klik saja maka data yang diinginkan sudah bisa didapatkan dengan mudah dan cepat.
- Berkembang bersama perusahaan
Kelebihan lainnya dari penggunaan software manajemen penjualan adalah bisa scale up atau scale down perusahaan tanpa keharusan menambah jumlah staf. Cara ini sudah pasti tak akan bisa dijalankan dengan cara manual. Dengan bantuan sistem, perusahaan tak perlu menambah staf saat kebanjiran pesanan.
- Akses dari mana saja dan kapan saja
Dengan dukungan cloud system user bisa mengakses informasi yang dibutuhkan dari mana saja, selama terhubung dengan internet. Dengan cara ini, manajemen bisa mengambil keputusan lebih tepat dan cepat. Sama halnya dengan staf penjualan.