Pada SAP terdapat proses bisnis dalam mengelola SDM (Human Capital Management). Dalam melakukan proses mengelola SDM, terdapat beberapa proses bisnis yang harus dijalankan dan dokumen yang dihasilkan. Di antaranya:
Organizational Management -> Applicant Data -> Personnel Management -> Personnel Development -> Training and Event Management -> Time Management -> Appraisals -> Payroll -> Personnel Cost Planning
Organizational Management
Organizational Management berbeda dengan Organizational Element. Organizational Management merupakan pemetaan dari element-element yang ada di perusahaan sesuai dengan yang ada di lapangan diluar dari system SAP. Sedangkan Organizational Element merupakan struktur yang ada di system SAP sehingga organizational element mengacu pada organizational management. Struktur Organizational Management dibentuk oleh:
- Organizational Unit: Unit bisnis, department, yang dibagi menjadi beberapa functional area
- Jobs: Deskripsi karakteristik pekerjaan yang dikenakan kepada beberapa posisi
- Position: Tugas spesifik yang diwariskan kepada seorang pegawai, posisi nyata dari job
- Person: pegawai
Struktur Organizational Element dibentuk oleh: Client, Company Code, Organizational Unit, Position, dan Person.
Recruitment By Applicant Data
Munculnya lowongan pekerjaan adalah saat suatu posisi/vacancy di perusahaan tidak terisi (kosong) yang secara langsung terintegrasi dengan job advertisement perusahaan sehingga mendatangkan beribu applicant/pelamar yang berusaha mengisi posisi tersebut. Saat pelamar muncul dengan seluruh data dan berkas yang dimilikinya, secara otomatis data tersebut masuk ke dalam system SAP. Saat data pelamar masuk kedalam SAP system, data tersebut diolah melalui proses seleksi yang disebut dengan profile match up. Yaitu proses seleksi dan mencocokkan kualifikasi data pelamar dengan posisi pekerjaan yang sedang dibutuhkan. Setelah itu dibuatkan rating pelamar potensial sebagai alat bantu membuat keputusan. Jika sudah maka pelamar yang terpilih akan menerima feedback berupa surat panggilan dan pembuatan kesepakatan waktu kontrak kerja. Data pegawai yang selesai dipilih akan di salurkan ke dalam master data HCM sebagai infotypes pegawai. Proses Recruitment selesai.
Personnel Management
Data pegawai yang terekam dalam inforypes adalah terdiri dari data biodata personel dan riwayat selama bekerja di perusahaan. Seperti Oganizational Assigment, waktu kerja, basic pay, bank detail, data yang berhubungan dengan data keuangan, dan personal biodata. Salah satu element dalam infotypes yang penting adalah organizational assignment yang terhubung secara langsung ke dalam Struktur Human Capital Management.
Personnel Development
Semakin tinggi jabatan seseorang adalah berbanding lurus dengan skill yang dimilikinya. Skill bukan hanya sekedar kemampuan tapi kemampuan tersebut haruslah unik dan berbeda dari yang lain sehingga memiliki entitasnya sendiri. Ini adalah mengenai keputusan perusahaan dalam mempertahankan pegawainya. Yaitu mengenai pengembangan kebutuhan tugas dan pegawai yang mengisi posisi tersebut. Jika pegawai dinilai tidak memiliki kapasitas untuk dapat memenuhi perkembangan kebutuhan pekerjaan, maka hanya ada 2 pilihan yaitu meninggalkan pegawai lama dan membuka recruitment bagi pelamar untuk mengisi posisi tersebut atau perusahaan memberikan training/pelatihan kepada pegawai tersebut sampai dinilai mampu untuk melanjutkan pekerjaan yang ada. Keputusan yang akan diambil tergantung dari besarnya dana yang harus dikeluarkan perusahaan untuk masing-masing pilihan.
Training and Event Management
Merupakan komponen penting dan terintegrasi yang mendukung perusahaan dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengelolaan pelatihan kursus dan kegiatan bisnis bagi para karyawannya. Dimulai dari mengumpulkan data untuk pembuatan bisnis event catalog, seperti jenis kursus dan lokasi yang akan diadakan. Setelah itu di set up terutama tanggal dan jenis eventnya. Pelaksanaan Business Event, pemberian materi/ pelatihan untuk peserta. Setelah Kursus berlangsung, maka hasilnya akan di follow up untuk di nilai dan diukur keberhasilan pegawai setelah melaksanakan training. Termasuk biaya yang harus dikeluarkan dan tagihannya.
Time Management
Mengenai penjadwalan waktu kerja untuk masing-masing karyawan, perencanaan waktu kerja, dan evaluasi. Menentukan lamanya jam kerja karyawan yang sesuai dengan kelasnya (berdasarkan standard tertentu) adalah berdasarkan perhitungan waktu untuk diluar kerja (vacation), lembur (overtime), absensi kesehatan (sickness). Untuk dievaluasi apa yang sudah direncanakan dan realisasinya. Time statement ini akan disimpan dalam infotype masing-masing karyawan untuk digunakan dalam perhitungan gaji.
Appraisals
Appraisal adalah pelaksanaan pengukuran keberhasilan suatu unit atau karyawan berdasarkan standar tertentu dengan tingkat tertinggi dan objektivitas. Yang dinilai adalah kinerja pegawai dengan metode 360o, yaitu penilaian oleh atasan, bawahan, dan sesame rekan kerja. Appraisal terintegrasi dengankomponen SAP Sytem lainnya, seperti SAP SEM, mySAP ERP HCM Personnel Development, Compensation Management, dan SAP BW.
Payroll and Personnel Cost Planning
Payroll yaitu menghitung renumerasi masing-masing pegawai atas pekerjaan yang telah dilakukan. Perhitungan dari gaji mentah dikalkulasikan dengan beberapa potongan baik itu voluntary atau legal, tunjangan, dan lainnya dari hasil appraisal/ penilaian sebagai grade atau apresiasi yang diberikan kepada pegawai